“Barangsiapa yang hari ini lebih baik dari hari kemarin, dialah orang yang beruntung, Siapa yang hari ini keadaannya sama dengan kemarin maka dia rugi, Siapa yang keadaan hari ini lebih buruk dari kemarin, maka dia celaka”

Ungkapan diatas sering kita dengar, beberapa sumber bilang kalau itu adalah hadits. Terlepas dari derajat ke-shahih-an hadisnya saya gak akan bahas disini, paling nggak kita bisa ambil makna yang baik dari ungkapan tersebut.

Dalam tulisan ini saya mau bahas bagaimana caranya biar kita tetep produktif khususnya di masa pandemi seperti ini. Untuk sebagian orang banyak waktunya dihabiskan di rumah dalam rangka bekerja di rumah, belajar di rumah, dll. Berhubung hari ini masih di bulan kedua pada tahun yang baru, gak ada salahnya buat kamu yang belum punya resolusi 2021 buat bikin secara tertulis.

Kenapa harus tertulis?
Ya karena kalau cuma dihafal gampang lupa, biasanya kalau orang lupa itu pasti gak inget. Akhirnya cuma jadi angan-angan doang, tercapainya setengah-setengah, gak ada progres yang bisa dipantau, dan tahun-tahun berikutnya akan dilalui tanpa adanya peningkatan besar dalam diri.

Selama ini mungkin kita sudah familiar dengan notes/catatan di smartphone, Google Sheets, buku diary, dan beberapa tools lain yang kita gunakan untuk mencatat, menulis resolusi, menulis log pengeluaran bulanan, dsb. Kendalanya adalah banyak media terpisah dan gak terintegrasi. Apakah ada power tools yang bisa merangkum itu semua? Jawabannya ada, salah satunya adalah Notion.

Saya bilang salah satunya aja, karena buat kawan-kawan yang udah familiar dengan collaboration tools di bidang project management mungkin sudah tau tools lainnya seperti Trello, Jira, dll. Namun dari beberapa tools yang pernah saya pakai, untuk pemakaian personal saya lebih suka pakai Notion. Kenapa gitu? kita akan bahas satu per satu ya!

Sejak awal Notion ini saya bilang sebagai tools alias alat, artinya produktifitas sebenarnya dimulai dari diri kita sendiri, dari niat dan usaha untuk selalu produktif. Notion hanya alat untuk mencatat. Jangan salahkan alatnya kalau ternyata diri kita sendiri yang gakmau diajak produktif. Camkan itu nak!

Langkah Awal

Pertama pastinya unduh dulu aplikasi Notion di smartphone dan desktop kamu ya. Saya pakai kata penghubung dan disitu karena InsyaAllah dua-duanya akan terpakai. Trust me, it works 💪

Alternatif dari versi desktop bisa juga buka dari web Notion langsung. Terkadang kita butuh ngetik panjang lebar, lebih enak pakai keyboard fisik daripada ngetik di smartphone (kalau saya sih gitu)

Setelah unduh dan bikin akun baru, kamu akan disuguhi beberapa template halaman yang sesuai judulnya bisa dipakai sesuai fungsi masing-masing. Terus apalagi yang harus dilakukan? Saya cerita berdasarkan penggunaan saya pribadi ya, kalau kawan-kawan ada ide lain boleh banget sharing supaya makin asyik. Oke, lanjut pembahasan di bawah.

Kerangka Dalam Notion

Di dalam Notion kita akan menemui Page dan Database. Page adalah tampilan halaman yang bisa kita kustomisasi elemen-elemen yang akan ditampilkan, misalnya mau tambahin paragraf, gambar, tabel, quotes, hyperlink, dsb. Sementara Database adalah sekumpulan data yang kita simpan berdasarkan pengelompokkan tertentu. Database bisa dimasukkan sebagai elemen di dalam Page dan Page bisa menampung beberapa Database. Kalau mau bikin Database tinggal bikin Page baru dan di dalamnya klik pilihan tabel. Database inilah salah satu fitur yang sangat menarik di Notion!

Contoh penerapan database yang saya buat :

  • List goal tahunan
  • List task yang memiliki relasi dengan list goal tahunan
  • List media (buku/artikel/video/course) yang saya baca/dengar/pelajari memiliki relasi dengan list task
  • List pengeluaran harian
  • List rencana jalan-jalan
  • Checklist produktifitas harian yang memiliki relasi dengan list media

Coba perhatikan daftar database diatas, kita bisa bayangkan isinya pasti berbeda dan tampilan tiap database harusnya berbeda. Database dalam Notion bisa dikustomisasi tampilannya loh.

Mau bikin kanban board untuk database List Goal Tahunan yang bisa dilihat progresnya bisa pilih tampilan “Board”.
Mau tampilin daftar pengeluaran harian di database List Pengeluaran bisa pilih tampilan “Table”.
Mau tampilin buku-buku di database List Media bisa pilih tampilan “Gallery”.

Silakan coba sendiri ya, sengaja gak saya kasih screenshot biar pada coba. Ohya disitu ada tulisan yang ditebalkan “memiliki relasi” kita akan bahas ini nanti.

Bikin Breakdown Resolusi

Tuliskan goal besar yang ingin dicapai pada tahun ini. Kemudian dari tiap goal tersebut coba dibuat perinciannya menjadi beberapa task-task kecil. Ibaratkan sebuah organisasi itu punya sebuah visi yang pelaksanaannya dilakukan dengan menjalankan misi-misi. Untuk mempermudah kustomisasi, mulailah membuat page baru yang kosong. Di dalamnya tambahkan sebuah tabel, lalu klik New untuk input isi tabel.

Isi property tabel ini tergantung kebutuhan, contoh pada gambar di atas isi property “Category” dalam database Goal Tahunan saya buat beberapa pilihan untuk memudahkan dalam membagi segmennya. Contoh lain misal pada database buku, kita bisa tambahkan property “Genre” yang isinya multichoice fiksi, non-fiksi, dll.

Ini contoh isi database Goal Tahunan :

Disitu ada property/kolom yang bernama “Actions”, isinya adalah task kecil yang mendukung goal besar. Hasil dari relasi dengan tabel breakdown task. Terkait hal itu akan kita bahas di bawah.

Daftar Task Hasil Breakdown

Buatlah sebuah database baru untuk menampung task. Ingat konsep diawal pembahasan tadi bahwa database adalah sekumpulan data yang kita simpan berdasarkan pengelompokkan tertentu. Database untuk task ini memiliki property sendiri, sebagai contoh :

Pada property “Relasi” kita pilih database Goal Tahunan yang telah dibuat tadi, setelah itu pilih goal apa yang terkait dengan task tersebut. Selamat, kamu telah berhasil melakukan join tabel.

Breakdown juga bisa kita lakukan pada database task. Misalnya salah satu task isinya adalah “Baca Buku Sejarah” maka di dalamnya kita bisa bikin relasi ke database buku. Tentu sebelumnya kita harus buat terlebih dahulu database bukunya. Biar lebih gampang saya kasih contoh lagi nih salah satu relasi antara database task dan database buku/media yang saya punya.

Dan yang lebih asyiknya lagi dalam database media tersebut kita bisa bikin rangkuman dari buku/artikel/course online yang sudah kita baca atau pelajari. Semua catatan akan jadi satu!

Contohnya saya sedang ikutin course online yang berjudul “DevOps Foundation”, sembari nyimak saya bisa bikin catatan di database media biar makin paham belajarnya. Kalau mau lihat catatan saya dalam databasenya bisa klik link berikut.

Sebenernya masih ada lagi fitur-fitur menarik Notion yang mau saya kupas, antara lain gimana caranya mengurutkan task berdasarkan prioritas dan gimana caranya bikin website dengan Notion. Tapi pembahasannya kita lanjut di sesi berikutnya ya. Stay tune!

Btw iya, kamu gak salah baca, Notion bisa dipake buat bikin website dengan domain sendiri!

Gak percaya?
Coba klik project website yang lagi saya bangun ini

Website Masjid Jami’ Al-Muqorrobin

___

Update lanjutan tulisan ini ada di : Produktif Dengan Notion (2)